Backlog Tips:複数のプロジェクトをまたいで管理するのに便利な機能

この記事は Backlog Advent Calendar 2017の12月19日担当分です。

こんばんは。Backlogカスタマーサクセス担当の鍋島です。

いちいちプロジェクトを行ったり来たりして、課題の状況をチェックしたりExcel出力して集計していると大変ですよね。特にマネージャーの方だと、全体の課題やメンバーの状況を俯瞰して見える化したいと思うことが多いのではないでしょうか?

そこで、今日はBacklogのセミナーやお問い合わせフォームなどでよくご質問をいただく中から「複数のプロジェクトをまたいで、スペース内の状況を確認する」方法についてご紹介します。

複数のプロジェクトの課題を一度に確認、集計したい

Backlogではプロジェクトをまたいで、スペース内に存在する課題の検索(一覧表示)をする機能をご用意しています

Backlogの最上部にあるメニューは「グローバルバー」という名称で、プロジェクトを超えて、スペース全体に対して有効な機能を提供しています。ここの「…」をクリックすると、「課題の検索」という機能が出てきます

ここをクリックすると…

プロジェクトをまたいだ課題検索」が出てきました。

例えば、こちらで条件を一切指定しないで検索をすれば、原理上ご自身が所属するプロジェクトのすべての課題を表示させることが可能です。

ただし、検索ができるのは、ご自身が参加しているプロジェクトのみですのでご注意ください。これは管理者であったとしても同様です。

(また、該当する課題の数があまりに多いと、処理に多大な時間がかかることもございますのでご了承ください)

メンバーの状況をプロジェクトを横断して確認したい

グローバルバーの「課題の検索」の上に「メンバー」という項目があります。ここを押すと、

プロジェクトに所属している全メンバーを一覧表示できます。実際に「メンバー」をクリックした画面をみてみましょう。

この画面では、あるメンバーの最近の活動状況を知ることができたり


プロジェクトを横断して、そのメンバーの担当課題のガントチャートを表示させることが可能です。(もちろんExcelでも出力できます)

この機能を活用することで、例えば、自分が抱えている作業の進捗をプロジェクトを超えて把握したり、あるいは、あるメンバーが実際にはどのくらいの作業量を抱えているのかひと目で把握することが可能です。

Backlogではできないこと

以下の2つについては、現在のBacklogには機能のご用意がございませんのでご了承ください。

  • 自分が参加していないプロジェクトの課題一覧を出すこと
  • プロジェクトをまたいで、全課題・全担当者のガントチャートを出すこと

ちょっとした小ネタ:複数のプロジェクト間での課題の関連付け

先日、Backlog開発チームのtamaさんが書いた課題キーの使い方ですが、この課題キーによるリンクは、実はプロジェクトをまたいで機能します。

言い換えると、別のプロジェクトの課題キーでも、そのプロジェクトに参加しているメンバーであれば、その課題に移動することができます。(逆に言うと、そのプロジェクトに参加していないメンバーであれば、エラーとなり、課題を閲覧することはできません。)ですので、この機能を使って、2つのプロジェクト間で関連する課題への移動を楽にすることができます。

ちょっと分かりにくい書き方で恐縮ですが、具体的な応用としては以下のような場合が考えられます。

例えば、あるプロジェクトについて、複数のチームが共同でプロジェクトを管理しているとします。ある課題と密接に関連しているが、どうしても別のチームには公開できないやり取りが生じた場合を考えてみてください。

その時、自分のチームメンバーしか所属していない別のプロジェクトに課題を作って、課題キーによるリンクを貼ることで別のチームには非公開のまま、自分のチーム内でのやり取りを進め、かつ共同管理のプロジェクトからも手軽に参照することができます

※Backlogの情報はプロジェクト単位で仕切られます。プロジェクトに所属していないメンバーは、そのプロジェクト内の課題やファイルなどにアクセスすることはできません。拙著で恐縮ですが、詳しくはこちらの記事もご参照ください。

まとめ

この記事が、これからBacklogで楽しく生産的なタスク管理を始めるチームにとって、少しでもお役に立てれば幸いです。

次回の Backlog Advent Calendar の担当者は @beajourneyman さんです!

では、Backlogで今日もチームメンバーと楽しい1日を🎅 

 

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