導入2年で170プロジェクトを管理!IMJがBacklogを推薦する理由とは?

株式会社アイ・エム・ジェイ(以下、IMJ)ではプロジェクト管理にBacklogを推薦しています。デジタルマーケティングにおける目標設定から戦略立案、企画、システム設計・開発、デザイン企画・制作、運用保守、分析、集客に至るまで、幅広い業務のタスク管理・プロジェクト管理でBacklogを活用している同社。ディレクター、UX/ソリューションアーキテクトのご担当者に活用例をお伺いしました

IMJ backlog左から:Service Creation本部 ディレクター 泉隆之氏・Marketing Analytics & Science本部 シニアUXアーキテクト 常盤晋作氏・Marketing Platform第2本部 ソリューションアーキテクト 佐藤正氏

導入目的

プロジェクトマネージャー・ディレクターが対応する長文メールからタスクを切り出す作業を無くしたい

課題

非エンジニアやプロジェクト管理ツール未経験者でも使えるWebサイト制作のプロジェクト管理ツールが必要

効果

使いやすさを重視した全体のデザインと直感的に使える操作性で瞬く間に社内利用が浸透。業務の効率化を実現

業種

デジタルマーケティング事業

Backlog利用者規模

約550名
*2017年6月時点

Backlogを利用している部署

全社的に利用

利用しているヌーラボサービス

Backlog

―――IMJ様の事業概要について教えてください。

IMJ 執行役員 川畑隆幸(かわばた たかゆき)氏:IMJはデジタルマーケティングを主軸に事業を展開しています。Web制作業から始まった会社なので、デジタル的なアプローチでクライアントの課題発見・解決をしています。ビジネスのボリュームゾーンとしては、Webインテグレーションが一番大きいですが、ビジネスをドライブするためのツールの導入支援や実装、コンサルティングなど、お客様のデジタルマーケティング活動を包括的にご支援しています。

―――本日お話をお伺いする方の役職と業務内容を教えてください。

Service Creation本部 ディレクター 泉隆之(いずみ たかゆき)氏:私は新規サービスを企画・開発するService Creation本部に所属しています。以前は受託のWebサイト制作のディレクションを担当していましたが、最近は自分たちで1からサービスを作ってクライアントに売り込むところまで担当しています。プロトタイプを作って、実証実験をしてみるというのが主な仕事ですね。

imj backlog 1左から:Service Creation本部 ディレクター 泉隆之氏・Marketing Analytics & Science本部 シニアUXアーキテクト 常盤晋作氏・Marketing Platform第2本部 ソリューションアーキテクト 佐藤正氏

Marketing Analytics & Science本部 常盤晋作(ときわ しんさく)氏ユーザー体験(UX)デザインなどを中心にサービスを開発しています。元々はWebサイトのユーザーインターフェース(UI)デザインをしていましたが、担当する業務の対象が広がったので現在はサービス自体の設計まで携わっています。

Marketing Platform第2本部  ソリューションアーキテクト佐藤正(さとう ただし)氏:私はMarketing Platform第2本部に所属しています。以前はシステム開発本部にいて、開発寄りの仕事をしていました。プロジェクトマネージャーというポジションなので、プロジェクト計画を立てる際の課題管理の方針を決めています

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IMJがプロジェクト管理にBacklogを推薦する理由。業務によって異なる活用事例

―――IMJにおけるBacklogの位置づけについて教えてください。

常盤:IMJではBacklogをプロジェクト管理時の推薦ツールとしてアナウンスしています。

―――泉さんは新規サービス開発のディレクションでBacklogをどのように利用していますか?

泉:新規サービス開発のプロジェクト管理と併せて、IMJのコーポレートサイト運用業務にもBacklogを使っています。具体的なタスク例として、新規サービス開発は新規サービスで製品の開発に必要なタスク、コーポレートサイトはサイト運用で発生する更新タスクなどを登録しています。 

コーポレートサイトでは、タスク内容に合わせてマイルストーンで管理しています。例えば「新規顧客獲得のための施策」「定常運用」「UI改善」などですね。作業をマイルストーンで区切ることで、どういったアクションをしているのか可視化できるので便利です。定例会議の際にマイルストーンごとにBacklogの課題進捗を確認することも多いですね。

imj backlog マイルストーン泉氏が実践するBacklogマイルストーンを用いたタスク管理手法。顧客獲得のアクションをマイルストーンで分けることで、各アクションの状況を可視化している。

課題登録やマイルストーン設定は、プロジェクトマネージャーが管理しています。親課題を登録して、私のようなディレクター職のメンバーがUI設計やデザイン、構築などの細かい子課題を追加しています。

―――常盤さんはBacklogをどのように利用していますか?

常盤:受託開発案件のUXデザイン業務を担当する際に、外部パートナーと共同でBacklogを利用しています。以前、河合塾様の新規サービスを考案するプロジェクトを担当したのですが、先方と共同で実施した合計4回のワークショップをBacklogで管理しました。

imj 河合塾河合塾とIMJが合同で実施したワークショップ。一連のタスク管理はBacklogで管理された。(引用元:河合塾 デザインリサーチ・プロジェクト | 株式会社アイ・エム・ジェイ https://www.imjp.co.jp/works/kawai-juku/ )

私が担当している業務の場合、プロジェクトの進捗管理、という目的よりもタスク管理やWiki、ファイル管理などの名目でBacklogを利用することの方が多いです。特にWikiは情報共有を目的として丁寧に活用しています。外部とのコミュニケーションにチャットツールを利用しているのですが、特に書き留めておきたいストック型の情報はWikiに抜粋して整理しています。他にも、議事録やマニュアルもWikiに掲載して、チームに共有する際はリンクで共有しています。

―――佐藤さんはシステム開発業務でBacklogをどのように利用していますか?

佐藤:開発プロジェクトが始まる前にWBSで全体の工数感を見積もるのですが、実際にプロジェクトに着手する時に、WBSの「Work」と呼ばれる最小単位のタスクをBacklogに親課題として登録しています。さらに細かいタスクは子課題として登録しています。

実際にBacklogで管理したプロジェクト例として、社内に営業支援システムを導入するプロジェクトと音楽系企業様の会員管理サイトの作成に利用しました。Backlogはクライアントや外部のパートナーも巻き込んで使えるのが便利です。社内向け、社外向けでプロジェクトを分けて使っています。

imj backlog 2Backlogを社内外の開発プロジェクト管理に活用していると語る佐藤氏。

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Backlogの魅力は、だれもが「使いたい」と思えるような使いやすさを重視した全体デザイン

―――そもそもBacklogを導入することになった経緯について教えてください。

川畑:先ほど3人から説明があったように、弊社はBtoBのクライアントワークが多いため、外部とのコミュニケーションが頻繁に発生します。さらに、部署を横断するプロジェクトが多いため、社内のコミュニケーションも活発です。以前は、これらのコミュニケーションをすべてメールで対応していましたが、メールでは膨大な情報を管理するのに向いていないと感じたのです。

―――メールでのコミュニケーションの課題について教えてください。

川畑:Backlogの導入を起案したのは私で、導入した当時はディレクターとして、クライアントワークのモバイルサイト制作、キャンペーン制作を担当していました。細かい作業が多いため、メールのタイトルは変わらないのに話題が新しいタスクに変わるということが頻繁に起きていました。メールで話し合っている作業の内容と件名が一致しないので、途中からプロジェクトに参加したひとへの情報共有がうまくいってなかったのです。

長文のメールからタスクを切り出してエクセルに転記する、という作業もしていました。プロジェクトマネージャーやディレクターがタスクの切り出しと優先順位付けを担当していましたが、下手したら1日がかりの作業だったので、クライアントに主題を変えてもらうように頼み込むこともありました。

―――Backlogを導入したことでその問題はどのように解決されましたか?

川畑:Backlogは透明性をもって情報を一元管理できるので、メールで起こりがちな「(メールを)知らない、受け取ってない」という情報共有の漏れがなくなりました。他にも、プロジェクトマネージャーやディレクターが対応していたメールの転記作業がなくなったので、本来やるべき仕事に集中できるようになりました。

泉:実際に私もWeb制作のディレクションでメールを使っていましたが、Backlogに切り替えたことでミスコミュニケーションが減りました。Backlogは課題の開始日と期限を入力するとガントチャートが自動生成されるので、エクセルでのスケジュール管理が不要なのも特長だと思います。

―――数あるツールのなかからBacklogを選んだ決め手は?

川畑:ディレクターの目線で他のツールと比較したときに、Backlogは非エンジニアでも親しみがもてる使いやすいデザインであることが決め手でした。操作も簡単なので導入時の障壁が低かったことも理由でした。

常盤:Backlogは数あるタスク管理ツールの中でも選定者が「使いたい」「チームへの導入がすぐにできそう」と思わせる要素が豊富だと思います。使いやすさを重視した全体のデザインや、直感的に使える操作性などですね。使い出しのハードルが低く、導入するチームメンバーの利用意欲を刺激する要素が最初から揃っているので、「これ使ってね」と言われてもそこまで抵抗感がなく使える。そこがBacklogの強みだと思います。

imj backlog 3Backlogの強みは「使いやすさを重視した全体のデザイン、直感的に使える操作性」そして、使い出しのハードルが低いことと語る常盤氏。

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導入から2年で170プロジェクトの立ち上げ。社内の「ディレクション」という名のつく役職者はBacklogを必ず利用

―――最初はディレクターなどWebサイト制作の現場で使われることが多かったと思いますが、そこからUXデザインやシステム開発など他部署へはどのように展開していきましたか?

川畑:冒頭で常盤が話したように、現在はIMJの推薦ツールになっていますが、Backlogを導入した当初は自部署のみで利用していました。ただ、他の部署のメンバーから「自分も使いたい!」という声もあったのでメンバーを追加していきました。

弊社の場合、1人が複数の案件にアサインされることが多いので、Backlogを使っていたメンバーが別の案件を担当した時にBacklogの利用を他のメンバーにも勧めるというような使い方をしていました。なので、人から人へ伝播して自然に使われるようになるという流れが多かったですね。

―――社内への浸透スピードはいかがでしたか?

川畑:比較的早かったと思います。1ヶ月に7プロジェクトのペースでプロジェクトが立ち上がって、2年で170プロジェクトになりました。「ディレクション」という名のつく役職者は必ず1度はBacklogを利用したことがあると思います。

―――最後にBacklogをおすすめしたい方へメッセージをお願いします。

佐藤:BacklogはSaaSという特性もあるため、すぐにプロジェクトをセットアップして使い始めることができます。リソースの準備やセットアップなど、利用前のリードタイムがほぼゼロなので、導入時にコストをかけられないチームにおすすめです。

常盤:Backlogは、使い出しのハードルが低いので、プロジェクト・タスク管理ツールを使ったことのない方にもおすすめですね。非エンジニアのチームメンバーがいるプロジェクトを管理するときは一度使ってみると良いと思います。

―――ありがとうございました!

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