ブックオフが語るTypetalkの強み「情報を把握しやすく、可読性の高いユーザーインターフェース」

「端的にポイントを突いて情報を把握しやすいのが Typetalk の強み」と語るのは、ブックオフコーポレーション株式会社IT統括部の成田昌義氏。外部のシステム開発会社6社と進めているプロジェクトでの Typetalk の活用方法と、メールから Typetalk への移行により業務がどのように改善されたのかお伺いしました。 Typetalk まとめ機能 の独自の活用も必読です。 

typetalk まとめブックオフコーポレーション株式会社IT統括部 成田昌義氏

業種:小売業
規模:1001名ー1500名
導入部署:IT統括部(1名-30名) 
・導入目的:外部のシステム開発6社を交えた情報共有を、リアルタイムで円滑に進めたい
・課題:システム開発の進捗やテスト結果をメールでやりとりするのは手間と時間がかかる
・効果:タイムラグ無しで情報を共有できるようになり、プロジェクトの進捗が早くなった 

プロジェクトを共同で進めるシステム開発6社とリアルタイムでコミュニケーションできる仕組みが必要だった

―――簡単な事業概要と所属部署のご説明をお願いします。

ブックオフコーポレーション株式会社は、書籍・パッケージメディア、アパレル等の総合リユース事業の運営などを主な事業として展開しています。私は、同社のIT統括部にてシステム開発に関する開発やマネジメントを担当しています。

―――チャットツールを導入することになった背景をお聞かせください。

創業当初から当社の事業戦略として、店舗=リアルショップを主軸とし、フランチャイズ制を活かし加盟店様と協力しながら多店舗展開し、リユース事業を拡大してきました。

リユースのリアル店舗では業界1位ですが、ネット販売ではAmazonや楽天、CtoCのリユース取引ではヤフオクやメルカリなど、インターネット環境での競合他社が急成長しています。こうした世の中のニーズに応えるためにも、当社もネット環境へのリユース事業の強化を図るべく、店舗システムとネットシステムの融合を可及的速やかに実現することになりました。

最初の取り組みとして、ヤフー株式会社と業務提携し、ヤフオクへのブックオフ商品の併売システムを構築しました。また、当社の子会社で運営するECサイト「ブックオフオンライン」とリアル店舗とのシステム連携も進めており、現在さまざまなシステムがリアルタイム連携しております。これらのシステム開発プロジェクトには、外部のシステム開発6社に携わってもらっています。各社と連携して、システムの連携・総合テストなどをする機会が増えたため、リアルタイムで外部のメンバーとやりとりができるような仕組みが必要でした。

 

typetalk まとめブックオフオンラインのトップページ。旬な書籍や漫画が並ぶ。

―――Typetalk導入のきっかけを教えてください。

2016年12月にTypetalkを導入しました。導入したきっかけはプロジェクト管理ツールのBacklogでした。複数社のベンダーとBacklogでやりとりを進めていく上で、もっとスムーズに連携を図りたいという声が上がり、Backlogの付属機能があるTypetalkを導入することを決めました。

―――どのようなチーム、プロジェクトで使われていますか?

弊社と外部のシステム開発6社で、システムに関する結合・総合テストをリアルタイムでやりとりしています。現在は全部で22アカウントですが、プロジェクト単位でトピックを立てているため、アカウントの入れ替わりは激しいです。Backlogと連携した使い方もしていて、Typetalk上にBacklogのURLを貼って課題管理を伝えるといった共有にも使っています。

端的にポイントを突いて、情報を把握しやすいのが魅力。可読性の高いユーザーインターフェースがTypetalkの強み

―――導入前は、どのような方法でコミュニケーションをしていましたか?

Office365を全社的に導入しているので、以前はメールを使っていました。1日に1回発生するような内容であればメールでも問題ありませんでしたが、1時間に何度もやりとりが発生するようなシステムテストには不向きでした。

具体的に、各社で開発したシステムを連携するテストがうまくいかなかった際に、原因の追求をメールですると、どうしても時間がかかってしまっていました。また、時系列を追っての内容共有も人数が多いと大変でした。あるシステムベンダーさんからは、メールが自分の予期していなかったフォルダや迷惑メールに勝手に割り振られてしまって、気づかなかったと言われたことがありました。

―――導入の決め手は何でしたか?

時系列でシンプルにまとまっているというユーザビリティの良さや、管理と確認のしやすさですね。メールは、本文自体はさほど多くないのに、署名や宛先など付属の情報があるせいで、見づらいといったことが起きます。プロジェクトが進むにつれて、情報がかさばっていく感覚がありました。一方で、Typetalkは端的にポイントだけを突いて、情報を把握しやすいです。Typetalkならではの、可読性の高いユーザーインターフェースが魅力ですね。

―――導入の効果はいかがでしたか?

社外のプロジェクトメンバーとの情報連携がとてもスムーズになりました。Typetalkの長所は、リアルタイムでコミュニケーションをしている人同士が情報をどんどん吸収できる点です。

―――お気に入りの機能はありますか?

Typetalk まとめ機能 です。リアルタイムのコミュニケーションができない人へ情報を共有する際に活用しています。利用シーンとしては、他部署や上部への状況報告のための資料作成のメモとして、活用しています。まとめ機能は、プロジェクトを管理する側の人間が主に使っているのですが、今後は現場の開発者にも拡張していきたいと考えています。例えば、開発でトラブルが起きた際に、トラブルシューティングをした開発者が、その経緯や対応手順を必ずまとめに追加すれば、経緯を知らない第三者への情報共有も円滑にできます。

typetalk まとめ成田氏はTypetalkのまとめ機能を活用して、他部署や上部への情報共有の効率化を進めていると語る。

―――Typetalk導入直後はどのように運用をしましたか?

当社では、Outlookを常に立ち上げてメールを管理するということが習慣化しています。Typetalkを導入した当初は、わざわざブラウザを立ち上げてメッセージを確認することに対する戸惑いや毎回ログインする手間がかかるのではないかという声もあがりました。しかし、1週間後には、OutlookとTypetalkを同時に立ち上げて使いこなせるようになっていましたね。

―――今後のTypetalkの活用計画を教えてください。

社外との利用だけでなく、社内での業務利用を増やしていきたいです。例えば、全都道府県の店舗の店長やエリアマネージャーの間でのナレッジの共有などです。弊社では、半年に1回、全国の店長を集めて全体会議をしており、商材のレイアウトをこう変えたら売上が上がったというような情報共有をしています。こうした共有をもっとリアルタイムで活発にしていきたいです。

現在でも、Office365の掲示板のような機能を活用していますが、限界を感じています。テレビ会議やSkypeを入れる話もでていますが、ユーザビリティの面でなかなか難しく実現できていません。もっと日常的に使用するユーザーインターフェース、例えばプライベートでも頻繁に使われているLINEのような、気軽な感覚で使えるTypetalkなら業務の活用でも抵抗感を生まれないと考えています。

実際にどのように導入すれば使いこなしてもらえるか、この点をもう少し練って展開を広げていきたいと思っています。

typetalk まとめ1991年に神奈川県相模原市に設立された本社の入り口にはマスコットキャラクターのよむよむ君の刻印がある。

―――ありがとうございました。

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